La gestion d’une officine présente des spécificités comptables qu’il convient de bien maitriser.
Justification des recettes
Il est nécessaire de répartir le chiffre d’affaires par activité ainsi que par taux de tva.
La plupart des professionnels sont équipés de caisses enregistreuses avec ventilation incorporée ; aussi cette distinction comptable des achats – à partir desquels sont réalisées des marges différentes – permet de ventiler les recettes.
Approvisionnement
Habituellement, les approvisionnements sont faits auprès de grossistes répartiteurs qui envoient une facture récapitulative à la quinzaine ou au mois, par taux de TVA. L’intégration en stock de marchandises s’effectue sur la base de ces factures.
Rétrocessions de marchandises
Certains pharmaciens se regroupent pour d’optimiser leurs conditions d’achats : l’un achète pour les autres et leur rétrocède les marchandises à prix coûtant.
Ces rétrocessions figurent dans le chiffre d’affaires et ne sont pas inscrites au crédit du compte d’achats. Le compte 7088 « Autres produits d’activités annexes » est utilisé à cet effet.
Inventaire physique
Il est fréquent de détenir en stock des milliers de références. Cette situation conduit évidemment à un inventaire fastidieux. L’informatisation peut nettement réduire ce travail. Si l’inventaire se déroule pendant des jours d’ouverture de l’officine, il faudra bien traiter les sorties et les entrées en stock.
Il convient de rappeler que le pharmacien peut demander au grossiste de valoriser le stock compté par lui ou recourir à un spécialiste, appelé « inventoriste », pour effectuer ce travail.
En dépit d’un nombre considérable de références en stock, la vitesse de rotation est rapide (environ 45 jours).
Le pharmacien doit gérer la « péremption » des médicaments.
Tiers payant
Le pharmacien délivre les produits quelques jours avant d’encaisser le prix par la caisse d’assurance maladie, la télétransmission réduisant ce délai. Ainsi, la vente a pour contrepartie non pas une entrée de trésorerie mais une créance envers la caisse d’assurance maladie. De même lorsque le pharmacien ne fait pas payer la partie couverte par une mutuelle, il doit constater une créance sur ces organismes de prévoyance. On parlera de « tiers payant« .
Durée d’amortissement du matériel et des agencements
La caisse enregistreuse ou l’installation informatique peut être amortie sur 4 ou 5 ans.
Les agencements de l’officine sont amortis sur moins de 10 ans.
Comptabilisation des fonds commerciaux acquis
Les nouvelles règles de comptabilisation des fonds commerciaux acquis, issues du règlement ANC 2015-06, sont applicables depuis le 1er janvier 2016.
Il est indispensable de s’interroger sur la dépréciation éventuelle du fonds de commerce suite à une baisse de la rentabilité des pharmacies depuis plusieurs années.